「事務パートに受かる人ってどんな人？」
「なかなか受からない場合は何をしたらいい？」
本記事ではこんなお悩みにお答えします！
事務パートに受かるために、特別なことをする必要はありません。
私はこれまでパートさんの採用にも関わってきたため、応募者側・採用する側の両方の経験があります。
応募者側では最初に応募した会社に見事採用されました。
採用側では採用したい人がどういう人なのかを肌で感じてきました。
今回の記事では、
- 筆者の私が事務パートに採用されるためにやったこと
- 筆者の知り合いで採用された人の特徴
- 採用されないときに見直したい行動
を紹介します。
この記事を読むことで、事務パートに採用されるための行動や考え方がわかります。
私が事務パートに受かるために意識した5つのこと【体験談】
私は大学事務のパートに応募したところ無事採用された経験があります。
条件が自分の希望にかなり近く、何がなんでも採用されたい気持ちでいっぱいでしたので、
- 求人選び
- 経験・スキルの整理
- 履歴書
- 面接の準備
- 面接本番
5つの段階で念入りに準備をしました。
①複数のサイトを利用して求人を探す
やったこと
- いろいろな媒体から探す
- 勤務場所や日数が自分の希望にできるだけ合うところを選ぶ
- 経験や資格欄を見て「これならできそう」と思える求人に絞る
事務パートに受かる第一歩は、求人をよく読み「この仕事はできそう」と納得できるものをあらゆる求人媒体から探すことです。
私が事務パートを見つけたときは
- ハローワーク
- Indeed
- アルバイトEX
- しゅふJOB
- 地元の求人サイト
は見ていましたね。
まず、自分に合う仕事を見つけるために、出会える確率を増やしましょう。
ちなみに、私が最終的に見つけた場所は職場の公式HPでした
②経験・スキルの整理
やったこと
- 自分が今できることを紙に書き出す
子育てなどでしばらく仕事から離れていた場合、これまでの経験を振り返り、履歴書や面接で自己PRできることを掘り下げましょう。
例えば私なら、
- 基本的なWord,Excelの使用
- 電話応対
- 顧客対応
- パートさんの採用＆育成業務
など
こんな感じで今までの経験を紙に書きだします。
事務に関連した経験ない場合は？
一見事務職とは関係なさそうな経験でも、事務職で活かせるスキルは意外とあります。
例えばこれまでが営業職だった場合、
- 顧客対応
- 電話・メール対応
- 見積書・請求書などの書類作成
- スケジュール管理
など。
これまでの経験が販売職の場合、
- 接客・顧客対応
- 商品の在庫管理
- 電話対応
- 売上管理
- 伝票・書類の取り扱い
- スタッフとの連携・コミュニケーション
などが思い浮かびます。
上記で挙げた例は、事務職でも「普通にやるな〜」と思うので、充分アピールポイントになります。
「これまで社内外問わず、いろんな人とコミュニケーションをとる機会が多くありました。今までの経験を活かして、周囲と連携しながら、相手の求めていることを正確に理解して仕事を進めていきたいです。」
仮に事務職が未経験だとしても、面接ではこんな感じに経験をアピールすることができます。
③履歴書をしっかり書く
やったこと
- 空欄を作らない
- 志望動機、自己PR欄は枠いっぱいに書く
私はパートさんの採用＆育成をする仕事をしたことがあります。
ですので、多数の人の履歴書を見てきましたが、
ほぼほぼ空白じゃん…
「この人本当にうちで働きたいのかな？」と、思わざるを得ない履歴書を出してくる人が何人もいました。
1番びっくりしたのは、志望動機の欄が空欄だったときですね。
履歴書をびっちり書いたから絶対採用されるとは限りません。
ですが、私は「ここの職場で絶対働きたい」という熱意を伝えるため、志望動機・自己PR欄はなるべく枠いっぱいに書きました。
④面接の練習をする
やったこと
- 志望動機・自己PR・自分の長所と短所を伝えられる練習をする
- 座り方やドアの開閉の練習をする
面接の練習はしましょう。
面接でよく聞かれる質問内容は予め頭の中に入れて挑んだほうが当日てんぱりません。
これまで何度も転職をしてきましたが、志望動機はパートの面接でも聞かれました。
志望動機や自己PRは履歴書にも書いているはずですので、それを口語的に表現できるようアレンジをしていきます。
これも私がパートさんの採用をした側の経験として、中身が浅いと「採用しても続かなかったり、やる気がなさそう」などマイナスな印象にも繋がりかねません。
パートだから適当でいい。ということはありません。パートでも事前にしっかり考えましょう。
⑤面接本番も気を抜かない
やったこと
- 目線や座り方の所作に気をつける
- ハキハキと話す
- 否定的な表現をしないように気をつける
本番ではとにかく下を向かない、姿勢が悪くならないなど態度面に注意しました。
あとは、事務職ってモクモクパソコンを使って1人で仕事をしているイメージがありますが、意外と社内外の人と関わる機会も多いです。
採用する側としては、一緒に働くことをイメージできるかどうかも見ています。
もし未経験だったりスキルに自信がなくても、人柄が良い印象の人の方が「一緒に働きたい」と思ってもらえるような受け答えを意識することは可能です。
私は面接では、できないことばかりを気にするのではなく、自分ができることをしっかり伝え、明るくハキハキと話すことを意識していました。
あとは、もし自分には難しい業務の話が出ても「できない」ではなく、「やったことないけど、早く覚えて即戦力になれるように努めます」など、前向きな表現を常に心がけました。
こうして私は無事採用に至りました。
パートだとしても手を抜かず、採用されるためにやれることはやっておきましょう。
事務パートに受かる人の特徴｜知り合いの採用例からわかったこと
このパートでは、これまで私が出会った事務パートの知り合いの人が採用された例から、「なぜ採用されたのか・されなかったのか」、個人的な推測にはなりますが3例を紹介していきます。
子育て中でも受かった人
ポイント：子どもの預け入れ先を確保したことで、制約を無くしたから
その人は子どもが幼稚園に入る間際でした。
よく言っていたのは、「子どもがいるけどできれば長い時間働きたい。でも、小さい子どもがいることを言ったら、あまりいい顔されない」と。
実際、何社か応募してもなかなか採用されない時期が続いていました。
そこで、その人は入園予定の幼稚園の預かり保育を利用できるようにしたうえで、平日休みの夫にも子どもを見てもらえるよう協力をお願いすることに。
子どもの預け先や急な休みへの対応をあらかじめ考えたうえで応募したことで、最終的に事務のフルタイムパートに採用されました。
私から見ると、「子どもがいるから働けない」と考えるのではなく、働きやすい環境をつくったことが採用の1つのポイントになったと思います。
事務未経験から採用された人
ポイント：パソコンに関する知識が豊富・コミュニケーション力がある
事務職になるまでは、販売の仕事をしていたらしいのですが、30代半ばで事務パートに採用されたようです。
ExcelやWordの操作に詳しく、わからないことがあると社内のみんながその人に聞くくらい、パソコンスキルが高い人でした。
また、人との関わり方も上手で、周囲と自然にコミュニケーションを取っていて、頻繁にある来客対応もとても上手でした。。
事務未経験でも、パソコンスキルやコミュニケーション力が強みになったのではないかと思います。
事務経験があっても一度不採用になった人
ポイント：経験があっても、採用側が希望している人物像とマッチしていないと不採用になり得る
昔から別の職場で事務パートとして働いていた人がいます。
転職のため最初、とある事務パートに応募したときは一度不採用になったようです。
本人は「パソコンスキルはあまりない」と話していて、仕事もどちらかというとゆっくり進めるタイプです。
またその部署の年齢層の問題も原因だったと個人的には思います（その人より、平均年齢が10歳近く年齢若い部署）
その後は無事、別部署の事務パートに採用されました。
事務経験があるかどうかだけでなく、求人との相性や求められる条件との合致も採用のポイントになり得る一例です。
事務パートに受からないときに見直したい5つのポイント
何度も応募してるのに受からない…何が悪いの…
事務パートに受からない原因は、自分が100%原因とは限りません。
ですが、もし自分に至らないところがあるとしたら、修正した方が望ましいですよね。
ここでは、事務パートに採用されるために、見直したいポイントをまとめました。
①応募する求人を選び直す
もしなかなか採用されない場合、会社側が求める人物像と応募者の間でミスマッチが起きているかもしれません。
- 事務経験がない場合→未経験OKの求人に応募する
- ブランクが気になる→ブランク不問に応募する
- 短時間パートがいい→扶養内勤務OKに応募する
など自分の状況を許容している求人が狙い目です。
「とにかく事務パートなら何でも応募する」のではなく、自分ができること・できないこと、働ける時間などを一度整理してから求人を探してみましょう。
②履歴書を見直す
誤字脱字があったり、志望動機の欄が短文になっていませんか？
履歴書は会社側が最初に応募者を印象づける書類です。
履歴書から好印象になるように
- 丁寧に書く
- 空欄は作らない
を心がけましょう。
③パソコンスキルを上げる
事務職はパソコンのスキルがあることに越したことはありません。
パソコンでできることが増えれば、面接でもアピールできるので、スキルを上げる努力に損はないです。
実際私も過去の経験の中でExcelでデータ集計を1から作る経験を通して、Excelのスキルが磨かれました。
そのため、面接でパソコンがどの程度できるか聞かれても、自信持って「できます」と伝えられたことは大きかったです。
④勤務条件を広げられるか考える
自分の希望条件でできそうな仕事を選んだらなかなか見つからない…
「ここは妥協しても大丈夫」な条件の部分を変えてみましょう。
例えば、
- 車通勤がいいけど、公共交通機関で通うこともOKにする
- 土日は休みがいいけど、シフト制もOKにして探す
- 週3がいいけど、週4も視野に入れる
条件を広げれば、その分求人数も増えますよね。
ただし、後悔するリスクがあるため「絶対譲れない条件」は変えてはいけません。
⑤応募数を見直す
採用される確率を上げるためにも、複数に応募しましょう。
全然受からない！と言いつつ、1社しか受けていないのはもったいないです。
「1社ダメだったら、また探して応募する」というやり方より、一度に複数応募した方が仕事が決まるスピードも変わってきます。
もし複数応募して全て合格した場合は、辞退の申し入れをすればいいのです。
私の感覚だと同時に2〜3社応募するのが煩雑にならず丁度いいですね。
実際、私も採用されたところと別にもう1社応募しています。面接の連絡が来た際、辞退の申し入れをしました。
事務パートに受かる人に関するよくある質問
最後に、事務パートに受かる人に関するよくある質問にお答えします。
Q 事務パートに資格は必要ですか？
A 必ずしも必要ありません
私自身、MOSなどのパソコンスキルを証明できる資格は一切持っていません。
それでも採用されています。
ただ、資格を持っていれば履歴書に書けて、「使える」根拠の証明ができるので持っていて損はないです。
Q 事務未経験でも受かりますか？
A 求人に未経験歓迎と書かれていればチャンスあり
実務経験がある人が欲しいのであれば、「経験○年以上」とか「経験者優遇」と求人に書かれています。
それよりは、「未経験OK」の求人に積極的に応募していく方が採用の確率は上がるでしょう。
ただ、未経験OKto書いていないから諦めるのはもったいないし、最終的には面接での受け答えや印象が大事になってきます。
気になる求人はまず応募して、面接を成功させる準備を念入りにした方がいいでしょう。
Q ブランクがあっても大丈夫ですか？
A 大丈夫。ブランクの理由を前向きに説明できるよう準備しよう
「事務パートに受かる人の特徴｜知り合いの採用例からわかったこと」でお伝えした私の知り合いは、子育てのため暫く仕事をしていませんでしたが、最終的には採用されていました。
加えて、事務が未経験だったにも関わらず。
ブランクが悪いものでもないですし、採用側に理由をきちんと説明ができればあまり気にしなくていいと私は思います。
Q パソコンが苦手でも応募できますか？
A 苦手でも応募は可能。ただし、基本的な操作はできるようにしておこう
基本的な操作とは、
- 文字を入力できる
- マウス操作ができる
- コピー＆ペーストする
- ファイルを保存する
- Wordで文章を入力する
- Excelに文字や数字を入力する
- メールを受信・送信する
一般事務ならこの辺りができれば問題ない仕事もあります。
私が事務パートしていたときは、上記の操作でほとんどの仕事はできていました。
内部リンクはる
もしパソコンに自信がない場合は、スキマ時間に練習してできるようにしましょう。
おすすめは、ハロー！パソコン教室のオンライン講座がお手頃な価格で、自分に必要なスキルだけを選んで学べます。
＼オンラインで効率よく学習する／
まずは講座探しから！
Q 受かるために大切なことはなんですか？
A ズバリ、人柄とタイミング
私はパートさんを採用する仕事で重視していたところは「人柄」です。
経歴や経験も全く関係ないということはありませんが、最終的には
- この人と一緒に働けそうか？
- トラブルメーカーにならないか？
- 仕事を覚えるのに前向きな姿勢があるか？
などの部分の方が決め手になっていました。
あとは、タイミングですね。
自分の希望に近い求人がいつ出てくるかはわかりません。だからこそ、求人サイトをこまめにチェックして、条件に合う求人を見つけることも大事です。
まとめ｜事務パートが受かるためにやること・見直したいポイントを実践してみよう
この記事をまとめると、
- 筆者の私は採用されるため、求人を探すところから面接本番まで意識したことが5つある
- 小さい子どもがいたり、未経験でも採用された事例はある
- 「その人の人柄の良さ」も事務職には大切
- なかなか受からないときは、求人の選び方や勤務条件、応募数などを見直してみる
求人を探している段階から、採用されるためにできることはいくつもあります。
もしなかなか採用されず悩んでいる方は、本記事で紹介した、私の実践したことや見直したいポイントをご自身でも実践してみてください。
また、「できればフルタイムで働くことも考えているよ」という方には契約社員もいかがでしょうか。
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